Quand une société change d'adresse, la décision doit être consignée dans un procès-verbal (PV). C'est ce document, déposé au greffe puis publié au Moniteur belge, qui rend le changement officiel. Voici ce qu'il doit contenir et comment s'y prendre.
Qui prend la décision ?
Cela dépend de la langue des statuts. Si le déménagement n'oblige pas à la changer, l'organe d'administration (gérant ou conseil d'administration) décide seul, et un PV suffit. Si la langue des statuts doit changer, typiquement entre la Wallonie et la Flandre, il faut une assemblée générale et un notaire. Le détail est dans notre guide du transfert de siège social et dans l'article sur le changement de région.
Ce que le PV doit contenir
- le nom de la société, sa forme juridique et son numéro d'entreprise ;
- la date et le lieu de la décision, et qui l'a prise ;
- la décision elle-même : l'ancienne et la nouvelle adresse du siège, et la date à partir de laquelle elle s'applique ;
- si les statuts mentionnent l'adresse ou la région, l'adaptation du texte concerné ;
- le pouvoir donné à une personne pour accomplir les formalités de dépôt et de publication ;
- la signature des personnes habilitées.
Après le PV
- Rédiger, si nécessaire, la version coordonnée des statuts.
- Déposer le PV au greffe du tribunal de l'entreprise, dans les 30 jours de la décision.
- Attendre la publication aux annexes du Moniteur belge, en principe une dizaine de jours après le dépôt. Elle coûte 171,70 € HTVA pour une société (tarifs détaillés).
- Prévenir la banque, l'assureur, le secrétariat social et les fournisseurs de la nouvelle adresse.
Le budget complet est détaillé dans combien coûte un transfert de siège social.
Nous préparons le dossier pour vous
Procès-verbal, dépôt au greffe et publication au Moniteur belge, à prix fixe : formule Standard à 149 € HTVA, hors frais de publication.